Tutkijaliitto ry:n tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste

Tutkijaliitto käsittelee hallinnoimiaan henkilötietoja vastuullisesti ja henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lakeja, viranomaisten ohjeistusta sekä hyvää hallintotapaa.

1. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite
Tutkijaliitto ry, Stenbäckinkatu 4 A, 00250 Helsinki, puh. 045-3590810,

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Merja Hintsa, Tutkijaliitto ry, Stenbäckinkatu 4 A, 00250 Helsinki, puh. 045-3590810

3. Rekisterin nimi
Tutkijaliiton asiakasrekisteri, jonka osarekistereitä ovat  Tiede & edistys -lehden tilaajarekisteri,  Tutkijaliiton jäsenrekisteri sekä nettikirjakaupan asiakasrekisteri.

4. Tietojen käyttötarkoitus
Rekisteritietoja käytetään Tutkijaliiton jäsenten yhdistyslain mukaisen jäsensuhteen hoitoon sekä nettikirjakaupan asiakkaiden  ja Tiede & edistys -lehden tilaajien asiakassuhteen hoitoon.  Tietoja käytetään myös jäsentiedotukseen ja soveltuvin osin suostumuksen perusteella uusista tuotteista tiedottamiseen esimerkiksi uutiskirjeessä. Tietoja käytetään myös mahdollisten väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät
Rekisteri sisältää tietoja Tutkijaliitto ry:n jäsenistä, Tiede & edistyksen tilaajista sekä verkkokaupan asiakkaista.  Rekisterin osat voivat sijaista eri järjestelmissä, joita kaikkia käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisin suojausperiaattein.

Rekisteri sisältää seuraavia yksilöintitietoja: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Rekisterissä voidaan käsitellä lisäksi rekisteröidyn itsensä antamia tietoja omasta tieteenalastaan, tietoja jäsenluokasta sekä tapahtumailmoittautumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten allergia- ja erityisruokavaliotietoja.

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Tutkijaliitto ry:n jäseniä, Tutkijaliiton järjestämään tapahtumaan osallistujia tai markkinointiluvan antaneita.

6. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Säännönmukaisia tietolähteitä ovat jäsenen tai tapahtuman osallistujan itse ilmoittamat tiedot, sekä asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokannat.

8. Tietojen luovutus
Tutkijaliitto ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita alihankkijoiden palvelimella.

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojaus
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna.

Tilaaja- ja jäsenrekisteri on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään tietokoneelle, joka on suojattu palomuurilla sekä järjestelmän omalla salauksella. Tietokone sijaitsee lukitussa tilassa.

Tutkijaliiton nettisivusto on suojattu SLL-sertifikaatilla.

Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen.  Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt.

Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen tarkistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot sekä saada niistä itselleen pyydettäessä kopiot. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itsestään rekisteriin merkittyjen tietojen korjaamista. Mikäli tiedoissa on virheitä, tulee korjaamispyyntö tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseen tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. On huomattava, että kaikkia tietoja ei välttämättä voida heti poistaa esimerkiksi kirjanpitosääntöihin perustuen. Poisto tehdään anonymisoimalla asiakkaan tiedot eli poistamalla tai salaamalla kaikki sellainen tieto, jonka perusteella asiakas voitaisiin tunnistaa.

Oikeus valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.